Die Umsetzung der Geschäftsidee (Projekt) - Selbständig in der Kaffeebranche


Einleitung

In den vorausgegangenen Schritten haben wir bereits sehr viel Vorarbeit geleistet. Die ursprüngliche Idee haben wir konkretisiert und auf ihre Wirtschaftlichkeit hin überprüft. Herausgekommen ist eine erste Liste der für die Umsetzung notwendigen Tätigkeiten, einer Schätzung deren Aufwände und ein kleiner aufgeschlagener Sicherheitspuffer. Wenn wir uns an das Lehrbuch gehalten haben, dann haben wir die Schätzung (Aufwand) nicht mit der Umsetzung (Dauer) vermischt. Um die Dauer geht es jetzt. Wie viel Zeit wird für die Umsetzung benötigt? Welche Auswirkungen hat das auf die Machbarkeit und die Kosten?

Verweise

Dieser Text ist Teil der Serie "Selbständig in der Kaffeebranche", die folgenden Teile wurden bereits veröffentlicht.

Die Grundlage, die Schätzung

Es ist normal, dass in der ersten Phase der Planung Einfluss auf die Schätzung genommen wird. Die Granularität der Schätzung könnte in Teilen noch nicht passen. Das bedeutet, dass manche Dinge zu kleinteilig abgeschätzt wurden und andere Dinge zu grob. Gibt es nur den einen Punkt "Renovierung Gastraum", dürfte das doch etwas grob sein. Steht jedoch eine Zahl zu jeder Bahn Tapete, die aufgebracht werden soll, hat man zu feingranular geschätzt. Das Mittelmaß sollte es sein, dafür muss man ein Gefühl entwickeln und das kommt spätestens mit der Planung. Einerseits ist ein Gefühl für das Maß hilfreich, da man dadurch einen guten Gesamtüberblick über alle Arbeitsbereiche und Tätigkeiten erhält. Zum anderen tendieren zu grobe Schätzungen dazu, Dinge nicht berücksichtigt zu haben, die ermittelten Zahlen sind zu klein. Eine zu detaillierte Schätzung ergibt oft zu hohe Werte, da man das Gefühl für den tatsächlichen Aufwand verliert.

Kritische Faktoren

Ein kritischer Faktor bei der Umsetzung in der Bauphase sind Handwerker. Die allgemeine Situation ist derzeit die, dass Handwerker sehr gut gebucht sind. Die Suche nach einem Handwerker, der fachlich und menschlich passt und auch noch dann zeitlich verfügbar ist, wenn wir ihn brauchen, ist eine große Herausforderung.

Spätestens jetzt ist der Zeitpunkt, intensiv auf mögliche Partner bei der Umsetzung zuzugehen, um Vergleichsangebote zu erhalten. Es ist wichtig ein Gefühl dafür zu entwickeln, ob und welche unterschiedlichen Lösungsansätze es gibt und wie sich diese auf die Kosten und die Dauer der Umsetzung auswirken. Bevor man einen Termin mit der Hausbank oder einem anderen möglichen Geldgeber plant, sollte man eine belastbare erste Planung der Umsetzung besitzen. Belastbar bedeutet, man kann die Planung kritisch prüfen und findet darin nicht nur den idealen Ablauf, sondern auch viele Antworten zu Problemen, die zu Verzögerungen und ggf. Mehrkosten führen können. Man sollte die Sicht des Investors verstehen, der versucht, das Risiko einer Finanzierung abzuschätzen. Sieht ein Vorhaben erfolgsversprechend aus und erscheinen die Zahlen plausibel, ist das Risiko geringer. Die Chancen auf eine Finanzierung steigen.

Ein weiterer Faktor ist die Art der Zusammenarbeit. Stimmt die Chemie nicht oder funktioniert die Kommunikation bereits in einer solch frühen Phase nicht, sollte man dringend nach Ersatz suchen. Man wird noch sehr viel Zeit miteinander verbringen und die eigentlichen Hürden kommen noch. Der Weg wird leichter, hat man eine sorgfältige Auswahl betrieben und wenn man seinen Partnern grundlegend vertraut. Die Ansprüche gegenüber Handwerkern, Zulieferern und anderen Partnern sollten in einem realistischen Rahmen liegen. Man sollte sich bewusst sein, dass alle Beteiligten zunächst in eine Vorleistung gehen. Das können Abschätzungen des Vorhabens, Hilfe bei der Planung und Termine vor Ort sein. Es darf schon gefordert werden, ein partnerschaftlicher Blick hilft aber, den Bogen nicht zu überspannen.

Die große Herausforderung ist, dass nicht mit nur einem Handwerker gesprochen wird, sondern mit einer Vielzahl Beteiligter. Das Problem ist also nicht "der Handwerker", sondern ein möglichst reibungsloses Zusammenspiel zwischen allen Beteiligten (Handwerker, Lieferanten, Personal) und die Einhaltung des Zeitplans. Solange Strom und Wasser nicht verlegt sind, braucht der Maler nicht mit seiner Arbeit beginnen und der Schreiner sollte die Theke besser auch erst liefern, wenn der Boden vorbereitet ist. Hat man sich nicht jemanden gesucht, der das gesamte Projekt oder einen Teilabschnitt verantwortlich übernimmt, bleibt es einem selbst überlassen, alle Dinge zu planen, zu überwachen und sich mit den täglichen (manchmal stündlichen) Problemen zu befassen. Ein Handwerker ist ein Fachmann für die Umsetzung eines fest umrissenen Arbeitsbereichs. Was er nicht leisten kann, ist abzuschätzen, welche Auswirkungen seine Tätigkeiten auf alle anderen Arbeitsbereiche, Tätigkeiten und deren Umsetzung haben.

Strukturierung

Wie beginnen wir, dieses zeitliche Problem und die Abhängigkeit zu lösen? Rückwärts! Wir beginnen mit der Vorstellung der fertigen Umsetzung, alle sieht aus, wie es sein soll, alle Dinge befinden sich an ihrem Platz. Jetzt gehen wir Schritt für Schritt gedanklich in der Zeit zurück und nehmen Dinge weg, zurück bis zum Rohbau. Alle Dinge werden aufgeschrieben und nochmals mit den Punkten der ursprünglichen Schätzung abgeglichen. Diese Gegenprüfung sollte helfen, die Schätzung nochmals zu prüfen und zu korrigieren, aber auch, die für die Umsetzung benötigten Tätigkeitsfelder zu erkennen und deren zeitliche Abfolge. Man sollte nun zuordnen können, wo ein Schreiner, wo die Trockenbauer und wo der Elektriker benötigt wird. Idealerweise erkennt man bereits jetzt, dass diese zu unterschiedlichen Zeitpunkten unterschiedliche Arbeiten verrichten müssen. Nicht immer kann alles an einem Stück erledigt werden.

Für die Planung sollte man von allen Beteiligten konkret folgende Dinge einfordern:

  • Vorbedingungen
  • Umsetzungsdauer
  • Umsetzungskosten
  • Nachbedingungen

Die Vorbedingungen definieren, was vorhanden sein muss, damit die Tätigkeit aufgenommen werden kann. Das gilt auch für Lieferanten, so für die Lieferung der Espresso-Maschine. Benötigt werden Zu-, Abwasser und Starkstrom direkt am Aufstellort. Werden Vorbedingungen nicht erfüllt kann oft nicht mit der Arbeit begonnen werden oder nur in Teilen. Die Umsetzung verzögert sich, es entstehen zusätzliche Kosten. Genau zu wissen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, bevor man beginnt, ist wesentlich, dass es alle Beteiligten zwingt, entsprechend darüber nachzudenken.

Bei der Umsetzungsdauer geht jeder Dienstleister davon aus, dass alle Vorbedingungen erfüllt sind. Die Zahl ist also auch nur ein Ideal und man sollte einen zeitlichen Puffer zusätzlich einplanen. Innerhalb des abgestimmten Arbeitspakets sollte der Handwerker garantieren, dass die gemachten Zusagen auch eingehalten werden. Er ist also selbst verantwortlich für Dinge, die er falsch geplant oder abgeschätzt hat. Es macht Sinn, diese Dinge so detailliert wie möglich schriftlich festzuhalten. An Dinge auf Zuruf erinnert man sich später oft nicht.

Bei den Umsetzungskosten sollte man unbedingt die Arbeitszeit und die Materialkosten unterschiedlicher Angebote gegeneinander vergleichen. Teilweise sind die Preise ähnlich, bei großen Unterschieden in den einzelnen Kostenblöcken. Diese sollte man sich erläutern lassen, auch um selbst ein Verständnis zu erhalten, was alles zu tun ist. Man neigt dazu, handwerkliche Tätigkeiten etwas vereinfacht zu sehen, schaut man jedoch eine Weile bei der Arbeit zu erkennt man, dass oft viel mehr Arbeit hinter Dingen steckt, als man zunächst angenommen hat.

Die Nachbedingungen beschreiben exakt das Ergebnis der Tätigkeiten. Was genau wurde gemacht und in welcher Güte? Anhand der hier festgehaltenen Punkte erfolgt auch eine Abnahme, wurde es umgesetzt und wurde es so wie gewünscht umgesetzt? In der Praxis wird es immer einmal Abweichungen geben. Es macht Sinn, gleich zu Beginn mit einem gesunden Pragmatismus an die Sache heranzugehen. sich auf jedes Detail zu versteifen kann sich zu einem erheblichen Projektrisiko entwickeln. Jede Absprache, die eine Änderung der zu erbringenden Leistungen bedeutet, sollte chronologisch schriftlich festgehalten werden.

Zusammenfügen der Teile

Alle unsere Puzzle-Teile liegen vor uns, alle mit beschriebenen Vor- und Nachbedingungen. Man sollte nun in der Lage sein, diese als Anfangs- und Endpunkte miteinander verbinden zu können. Passt die Nachbedingung eines Tätigkeitsfeldes zu den Vorbedingungen eines anderen, ist das perfekt und wir haben die zeitliche Abfolge zwischen diesen.

Die Welt ist eine komplizierte und daher ist das bis jetzt erreichte noch ungenügend. Es ist gut zu wissen, welche Tätigkeitsbereiche es gibt und wie diese ineinandergreifen. Jetzt müssen wir schauen, was alles schief gehen kann. Zwischen jedem Übergang von einer Nachbedingung zu einer Vorbedingung muss geprüft werden, welche Dinge ggf. nicht oder nicht vollständig erfüllt sein könnten und wie wahrscheinlich es ist, dass dieses Problem eintritt. Wir beginnen mit der Risikobetrachtung. Am Ende sollten wir eine große Liste an Dingen haben, jeweils versehen mit einer Einschätzung der Wahrscheinlichkeit des Eintritts. Diese Liste nennen wir Risikoregister.

Risikomanagement

Aus dem Risikoregister suchen wir uns nun all die Einträge heraus, die eine höhere Wahrscheinlichkeit des Eintritts besitzen. An diesem müssen wir uns nun abarbeiten. Was im Rahmen des Artikels in ein paar Sätzen beschrieben werden kann, wird im Rahmen der Planung Tage und Wochen an Zeit in Anspruch nehmen. Es gibt hierfür keine Abkürzung. Was ist zu tun? Je Eintrag unseres Risikoregisters müssen wir Indikatoren und Zeitpunkte ermitteln. Ein Indikator ist an frühes Anzeichen dafür, dass der Fall eintritt. Gepaart mit dem Zeitpunkt soll es helfen, ein Abweichen von der Planung so früh es nur möglich ist zu erkennen. Am Stichtag festzustellen, dass etwas nicht fertig geworden ist, ist einfach. Dann ist es aber auch zu spät, um noch etwas zu unternehmen, die harten Einschläge bei Kosten und Umsetzungsdauer sind da. Es geht darum, die Auswirkungen von Problemen abzufedern. Dazu müssen diese möglichst früh erkannt werden und es müssen Maßnahmen definiert werden, die eingeleitet werden, sobald die Indikatoren ein rotes Licht signalisieren. Maßnahmen sind kleine Extraschleifen, die man nimmt, um doch zum Ziel zu kommen. Der Vorteil bei einer frühen Betrachtung ist, dass man im Rahmen der Durchführung viele Dinge vorab bedacht hat und man "nur" noch ausführen muss. Ein aufkommendes Problem resultiert nicht in einem Totalausfall und belastet auch das Nervenkostüm etwas weniger.

Das Risikoregister muss auch während der Umsetzung aktuell gehalten werden. Jedes neue Risiko muss aufgeführt und bewertet werden. Was nicht passieren darf ist, dass man bei der Umsetzung beginnt die Augen zu verschließen und nur noch blind nach vorne zu laufen. Es hilft auch nicht, wenn man das besonders schnell macht. Kosten, Zeiten und das Gelingen des gesamten Vorhabens sind massiv gefährdet, wenn man die Zügel fallen lässt und den Karren sich selbst überlässt. Die Zeitplanung und das Risikoregister, mit seinen Indikatoren, Wahrscheinlichkeiten und Gegenmaßnahmen, sind zentralen Steuerinstrumente.

Die Kostenplanung wird im Rahmen der Zeitplanung oft angepasst. Erkennt man Risiken, die entscheidend Einfluss auf den Erfolg haben und deren Eintrittswahrscheinlichkeit hoch ist, muss man direkt mit diesem schlimmsten Fall planen. Das bedeutet nicht, dass man nicht versucht, es besser zu machen. Doch man befindet sich nicht bereits an einem kritischen Punkt, wenn der Fall eintreten sollte. Eine belastbare zeitliche Planung und Kostenabschätzung helfen, ein realistisches Bild über die Machbarkeit und alle damit verbundenen Hürden zu besitzen. Gegenüber Investoren macht es zudem einen entscheidenden Unterschied, ob man "nur" von einer tollen Geschäftsidee erzählen kann oder ob man auch belegen kann, dass man deren Umsetzung voll im Griff hat.

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