Die Kosten einer Geschäftsidee - Selbständig in der Kaffeebranche


Einleitung

In den ersten Phasen unserer Planung haben wir uns intensiv mit der Geschäftsidee beschäftigt. Wir durften kreativ sein, uns keine Grenze setzen. Es ging darum, viele Ideen zu haben und diese mit anderen Ideen zu verschmelzen. Wir haben diese Ideen formalisiert und schriftlich festgehalten, in Form von User Stories. User-Stories sind kleine "Geschichten" die Abläufe, Anforderungen und Wünsche unterschiedlicher Zielgruppen beschreiben. Mit der gemachten Vorarbeit sollten wir zum jetzigen Zeitpunkt in der Lage sein, einer dritten Person die Idee geordnet zu präsentieren. Im Idealfall in weniger als einer Minute Zeit und so prägnant, dass der Funke der Begeisterung überspringt. Schaffen wir es, die Idee zu beschreiben? Versteht mein Gegenüber die Idee und auch, wie sich mein Konzept von anderen verwandten Konzepten unterscheidet? Reichen die Alleinstellungsmerkmale aus?

Verweise

Dieser Text ist Teil der Serie "Selbständig in der Kaffeebranche", die folgenden Teile wurden bereits veröffentlicht.

Sorgfalt vs. Perfektionismus

Es ist wichtig, sorgfältig zu arbeiten, sich aber nicht zu sehr an Themen festzubeißen. Stagniert der Fortschritt insgesamt oder in bestimmten Bereichen, können die Gründe unterschiedlich sein und es ist wichtig, dass man sich selbst kritisch betrachtet und prüft, ob man in ein bestimmtes Schema verfällt. Perfektionismus ist ein solches Schema, man ist nie zufrieden mit dem erreichten Stand. Auf der anderen Seite steht Vermeidung. Anstatt Themen zu adressieren, die auf der Tagesordnung stehen, geht man lieber zurück und arbeitet an einem attraktiveren Thema. Perfektionismus ist nicht gut, er hindert uns am Fortschritt. Gut genug reicht in den meisten Fällen aus, perfekt frisst unsere Zeit und Zeit ist ein kritischer Faktor. Man spricht hier von der 80:20 Regel, hat man 80% dessen erreicht, was man machen möchte, ist es gut genug und weiter voranzu schreiten. Alles über 80% erzeugt eine Mehrarbeit, die oft nicht im Verhältnis zum eigentlichen Nutzen liegt. Sich mit Themen nicht auseinander zu setzen liegt häufig daran, dass man diese nicht greifen kann oder das Thema einfach keinen Spass macht. Es ist wie bei der Steuererklärung, Spass haben daran wohl die wenigsten. Doch machen wir es nicht, wird das zu einem Problem. Man muss das richtige Maß zwischen Eigenmotivation, Durchaltevermögen und übetriebener Detailverliebtheit finden. Je nach Umfang eines Vorhabens ist das schon eine Aufgabe für sich.

Planungszyklus

Bevor wir in der Ausarbeitung weiter voran schreiten, müssen wir uns bewusst machen, dass die gesamte Planung ein iterativer Prozess ist. Wir durchlaufen die einzelnen Phasen nicht nur einmal, sondern beliebig häufig. Das Problem dabei ist, dass jeder Durchlauf sehr viel Zeit beansprucht und wir irgendwann Gefahr laufen, uns in den Dingen zu verlieren. Wir befinden uns jetzt in der dritten Phase und beginnen mit der finanziellen Betrachtung, doch es folgen noch weitere Phasen. Je weiter wir fortgeschritten sind, desto größer sind die Auswirkungen auf das gesamte Vorhaben. Werden Ideen verworfen, verändert oder neue Ideen hinzu genommen, hat dies massive Auswirkungen auf den Zeitplan, den Finanzbedarf und letztlich auf den Erfolg unseres Vorhabens.

Ist die Planung schon sehr fortgeschritten, und wird dann noch eine Änderung vorgenommen, sind deren Auswirkungen sehr weitreichend. Verändern wir zum Beispiel das Geschäftsmodell an sich - der Coffeeshop soll beispielsweise nun auch eine Küche haben und warme Speisen selber herstellen - verändert das sehr viele Dinge in unserem Konzept. Es muss geprüft werden, wie diese Änderung mit den vorhandenen Ideen harmoniert, zahlreiche User Stories müssen angepasst werden, gefolgt von der finanziellen Betrachtung, der Projektplanung und allen weiteren Schritten. Eine kleine Veränderung kann schnell Arbeit für Tage und Wochen bedeuten. Man muss auch hier das richtige Maß finden, damit vor Beginn der Umsetzung alle wichtigen Ideen erfasst sind. Sobald Räume gemietet werden, Handwerker großes Gerät auffahren oder ein Kredit aufgenommen wurde, ist es zu spät für tiefgreifende Änderungen.

Ein wichtiger Zwischenschritt zum jetzigen Zeitpunkt ist die Prüfung der Vollständigkeit, noch bevor mit der Abschätzung von Aufwänden begonnen wird. Man sollte sich zudem Grenzen setzen, zeitliche Fixpunkte, an denen man sich orientiert. Für den Gesamtablauf sind dies Termine, die man sich in den Kalender einträgt und zu denen man ein definiertes Spektrum an Themen fertiggestellt haben muss. Innerhalb der Bearbeitung von Aufgaben hilft das Konzept des "Time-Boxings". Man setzt sich eine zeitliche Grenze für eine Aufgabe, bearbeitet diese maximal für die definierte Dauer und beendet dann die Arbeit daran. Das Ziel ist, ein Ergebnis in dieser Zeit zu erzielen und nicht vor sich hin zuarbeiten und dann die Arbeit abzubrechen, wenn die Zeit abgelaufen ist. All das erfordert Disziplin und ist ein gutes Training für die Selbständigkeit an sich.

Kosten ermitteln

Nach der vielen Vorarbeit haben wir es nun also geschafft. Wir waren kreativ, hatten viele Idee, haben diese verarbeitet, besprochen und immer weiter verfeinert. Im Kopf ist ein konkretes Bild entstanden von dem, was wir zum Leben erwecken wollen. Wir konnten die Ideen schriftlich festhalten und haben diese Ausführungen mit anderen geteilt, konnten damit Begeisterung auslösen und kritische Stimmen einfangen, die wir bewertet und eingeordnet haben. Gut, dann setzen wir uns nun ans Zahlenwerk.

Zwei Dinge sind es, die nun betrachtet werden müssen: a) eine erste Berechnung der Einnahmen und Ausgaben und b) die Projektkosten der Umsetzung. Kenntnisse im Umgang mit einer Tabellenkalkulation sind hierfür sehr vorteilhaft. Wenn dieses Wissen noch nicht vorhanden ist, ist jetzt der Zeitpunkt, sich mit diesem Thema auseinander zu setzen. Eine Tabellenkalkulation hilft bei den Berechnungen vieler kleiner Positionen und erlaubt es, getrennte Detailrechnungen aufzustellen, deren Ergebnisse dann in die Hauptberechnung übernommen werden. Kennt man sich nicht damit aus, ist auch das eine Fertigkeit, die man sich dringend aneingenen muss. Man wird es später brauchen, um die Wirtschaftlichkeit im laufenden Betrieb zu bewerten und Modellrechnungen anzustellen. Das sind wichtige Werkzeuge und Grundlage vieler unternehmerischer Entscheidungen.

Einnahmen und Ausgaben

Die Einnahmen und Ausgaben des laufenden Betriebs sollten auf einem Zeitstrahl abgebildet werden, damit man deren Entwicklung über einen längeren Zeitraum hinweg hochrechnen kann. Zu Beginn braucht es in der Regel etwas Anlauf, die Einnahmen fallen niedriger aus, das sollte man in den ersten Monaten berücksichtigen. In den Sommermonaten kommt es häufig zu einer Delle, auch das sollte man beachten. Ein guter Zeitpunkt für eine Eröffnung ist meistens nach dem Sommer. Die Wintermonate laufen oft sehr gut, oft abhängig zur Anzahl der Sitzgelegenheiten.

Ein wichtiger Hinweis zu Beginn: bevor man beginnt mit Zahlen zu rechnen muss man sich festlegen, ob man mit Netto- (ohne Steuern) oder Bruttobeträge (mit Steuern) rechnet. Wir haben es oft genug erlebt, dass das vermischt wird, was zu falschen Zahlen führt.

In der Tabellenkalkulation sollte man unterschiedliche Reiter (Tabs) anlegen. Ein Reiter für die Angebote, das sind Getränke, Speisen und sonstige Produkte. Je Produkt legt man einen Preis fest und jeweils eine Minimal- und eine Maximalmenge an Verkäufen je Tag, daraus lässt man sich den Mittelwert berechnen. Am Ende summiert man die Tageseinnahmen und kann diese als Basis für weitere Berechnungen verwenden. Zur Orientierung: der Tagesbon in einem normalen Coffeeshop sollte zwischen 500,- EUR und 1.000,- EUR liegen. Alles unter 500,- EUR ist dauerhaft nicht wirtschaftlich, alles über 1.000,- EUR mit einem kleinen Coffeeshop nur schwer zu erwirtschaften. Orientiert man sich an einer Kaffeekette, kann man auch mit 5.000,- EUR am Tag rechnen, das sollte sich jedoch in der Größe des Gesamtvorhabens widerspiegeln.

Ein weiterer Reiter betrachtet die täglichen Kosten, als Gegenpol zu den definierten Einnahmen. Welche Rohstoffe und in welchem Umfang werden diese benötigt? Welche Arbeitszeiten fallen an? Auch diese Zahlen sollten die Minimal- und Maximalmengen berücksichtigen, die wir zuvor bei den Einnahmen angegeben haben. Getrennt hiervon werden in einem separaten Reiter die monatlichen laufenden Kosten aufgeführt, wie Miete und Versicherung. Die so gewonnenen Zahlen kann man nun in einem separaten Reiter nutzen, um diese mit einem Faktor hochzurechnen und die Entwicklung von Einnahmen und Ausgaben über Monate, Quartale und Jahre hinweg zu berechnen.

Eine erste Hochrechnung zeigt, ob die wirtschaftlichen Eckdaten passen. Verdienen wir genug Geld? Sind die Zahlen utopisch hoch? Einerseits kann es sein, dass wir realistisch geschätzt haben, die Zahlen dennoch nicht reflektieren, was wir erwartet haben. In diesem Fall ist es notwendig, die Geschäftsidee erneut zu betrachten, die maßgeblichen EInflussgrößen zu identifizieren, die zu dem aktuellen Ergebnis führen und Dinge zu überdenken. Es kann natürlich auch sein, dass die Zahlen unrealistisch geschätzt wurden. Hier hilft der Austausch mit Personen, die sich damit auskennen und Erfahrungswerte beisteuern können. In keinem Fall darf man sich die Zahlen schönrechnen. Was heute auf dem Papier vielversprechend aussieht, kann einem morgen schon die Existenz kosten. Die ermittelten Zahlen sind nicht primär für ein Gespräch mit der Bank, sondern für einen selbst.

Kosten der Umsetzung

Einen großen Abschnitt haben wir noch nicht besprochen: die initialen Kosten des Vorhabens. Welcher Aufwand und welche Kosten stecken in der Umsetzung? Was ist alles zu tun, bis die Tür des eigenen Geschäfts geöffnet werden kann und was wird mich das kosten?

Für die Ermittlung der Kosten stellen wir ebenfalls eine Berechnugn auf, zwingend mit einer Tabellenkalkulation. Dort unterscheiden wir zwischen Tätigkeiten/Dienstleistungen, die mit Aufwand (Stunden oder Tage) bewertet werden und Anschaffungen, die mit einem Preis bewertet werden. Entsprechend werden zwei Reiter benötigt, um diese Positionen zu erfassen. Was nun gemacht werden muss ist, dass jede User Story dahingehend untersucht wird, was zu tun ist, um diese in der Realität auszuführen. Daraus ergibt sich eine Liste an Tätigkeiten und Anschaffungen, die wir notieren.

Ein Beispiel, wir picken uns die erste User-Story aus unserem Fundus heraus: "Als Kreativer möchte ich bei gutem Kaffees im Coffeeshop arbeiten, da ich in dieser Atmosphäre kreativ sein kann."

"Kreativer" ist in diesem Fall eine Persona, ein etwas genauer definierter Kunde, das kann ein Blogger, ein Designer oder ein Freelancer sein. Dieser möchte im Coffeeshop arbeiten, da er in diesem Umfeld kreativ sein kann. Diese User Story wurde so festgehalten, also setzen wir uns nun damit auseinander, was nötig ist, um sie zu erfüllen. Was benötigen wir, getrennt nach Anschaffungen und nach Tätigkeiten? Wir bekommen so eine Liste mit Dingen, die benötigt werden (z.B. Sitzgelegenheiten, Maschinen, Geschirr, Renovierungsmaßnahmen). Mit jeder weiteren User-Story ergänzen wir neue Punkte, andere stehen bereits auf der Liste. Die Summe aller User-Stories hilft uns, vom Gastraum, über die Bar, über die Küche bis hin zu den Toiletten alle Dinge zu betrachten und als Punkte auf unsere Liste zu nehmen.

Abgrenzungen

Wichtig bei der Schätzung von Aufwänden ist, dies nicht mit der späteren Umsetzung zu vermischen. Man unterscheidet zwischen Aufwand und Dauer. Der Aufwand ist eine nackte Zahl, die aussagt, wie viel Zeit eine Umsetzung idealtypisch beansprucht. Die Dauer ist die bei der Projektplanung dafür angesetzte Zeit bis zur Fertigstellung. Der Bau einer Trockenwand enspricht ggf. einem Aufwand von einem Tag, in der späteren Umsetzung wird dies jedoch in mehren Schritten bearbeitet, da die Wände zunächst halb gestellt werden, danach die Verkabelung durch einen Elektriker erfolgt, die Wände danach fertiggestellt, dann gespachtelt und erst abschließend gestrichen werden. Die Dauer beträgt dann beispielsweise zwei bis drei Tage. Für die Kostenabschätzung interessiert uns zum jetzigen Zeitpunkt nur der Aufwand, mit den anderen Themen beschäftigen wir uns im Rahmen der späteren Projektplanung.

Puffer

Für jeden Aufwand sollte ein Puffer von 10% bis 15% aufgeschlagen werden. Eine Schätzung ist nie exakt, manche Dinge dauern länger, andere kürzer. Der Puffer hilft, solche Dinge abzufedern. In jedem Fall sollte man sich für Schätzungen eine Unterstützung holen, wenn man sich nicht gut genug auskennt. Auch erste Angebote von Handwerkern helfen, ein Gefühl für die Kosten zu bekommen.

Alle Zahlen zusammen geben eine gute Sicht auf die nötige Investition und bereiten auf Gespräche mit der Hausbank vor. Man kann dieser genau erläutern, wofür und warum man Geld ausgibt und wie sich das Unternehmen mittel- bis langfristig entwickelt.

Sprich uns an

Wir haben bereits zahlreiche Unternehmen erfolgreich bei ihrer Gründung unterstützt und freuen uns, dass daraus lange Partnerschaften werden, mit viel wechselseitiger Inspiration. Wenn auch Du eine Idee hast, sprich uns an, wir freuen uns über Deine Anfrage.